Вопрос Деловое письмо в условиях унификации


Регистрация и учет документов



Скачать 204,47 Kb.
страница2/2
Дата05.02.2020
Размер204,47 Kb.
Название файладелопроизводчтво.doc
1   2
Регистрация и учет документов


Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроиз­водственного индекса и даты регистрации. Регистрация необходи­ма для учета, контроля и поиска документов.

Документ регистрируют один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие докумен­ты регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Документы регистрируют, как правило, централизованно, ины­ми словами, все документы подлежат регистрации в одном месте,

Децентрализованная регистрация документов допускается:

• в учреждениях I категории;

• в территориально разобщенных структурных подразделе­ниях;

• в случаях, вызываемых особыми условиями работы учрежде­ния.

Регистрируют важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоко­лы, докладные записки, планы, отчеты, справки, предложения, за­явления и жалобы граждан).

Каждая организация должна иметь перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем орга­низации, если в него включена нерегистрируемая документация всей организации, или руководителем того структурного подраз­деления, на документы которого перечень распространяется.



В перечень документов, не подлежащих регистрации, включа­ются не только поздравительные письма, телеграммы, пригласи­тельные билеты, информация для сведения, но и все документы, подвергающиеся в различных структурных подразделениях опе­ративному учету в специальных учетных формах.

В частности, бухгалтерские документы первичного учета реги­стрируют в бухгалтерии, печатные издания — в библиотеке и т.п.

При регистрации документов на них проставляют регистра­ционный номер (индекс).

Индексация документов нужна для их поиска, учета и систе­матизации.

Индексации подлежат все документы, группируемые в деле по номенклатуре, независимо от того, регистрируются они или нет, Как правило, один документ получает один индекс, который про­ставляется как на регистрационной карточке, так и на документе.

Регистрационный индекс документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделе­ния и номер дела по номенклатуре. К этому может быть добавлен еще и порядковый номер документа. В индексе может быть указа­но место составления и хранения документа, При этом порядковые номера присваивают отдельно поступающим и отправляемым до­кументам. Порядковые номера возрастают в течение года.

Для всех индексов используются арабские цифры и буквы.

Расположение составных частей индексов должно быть неиз­менным. Например, условное обозначение бухгалтерии 03, поряд­ковый номер дела по номенклатуре 18, 281 — индивидуальный порядковый номер документа.

В этом случае индекс будет такой: 03-18/281.



Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

Индексация постановлений, распоряжений, приказов и дру­гих распорядительных документов производится раздельно по ка­ждому виду. Индексом служит регистрационный номер докумен­та в своей группе.

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних до­кументов применяется единая регистрационно-контролъная карточка.



Количество экземпляров регистрационной карточки опреде­ляется числом справочных и контрольных карточек во всех струк­турных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

В организациях с объемом документооборота до 500—600 еди­ниц в год для регистрации можно использовать журналы.

Журнал входящих документов



Дата поступле­ния и индекс документа

Корреспон­дент, дата и индекс поступившего

документа



Краткое содержа­ние

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об испол­нении

Приме­чание

1

2

3

4

5

6




















Журнал регистрации исходящих и внутренних документов

Дата и индекс документа

Корреспон­дент

Краткое содержа­ние

Отметка об испол­нении

№ дела

Приме­чание

1

2

3

4

5

6



















Журналы включают следующие реквизиты:



  • индекс (номер) документа;
    • дата документа;

  • дата поступления (для входящих документов);
    • автор документа;

  • адресат;

  • количество листов документа;

  • резолюция;

  • исполнитель;

  • подпись исполнителя;
    • срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.

Бланки регистрационной карточки изготовляются типограф­ским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 и А6. Для визуального различия карточек разрешается изготовлять их из бумаги разного цвета либо с цветными сигналь­ными полосами.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом, Преимущество карточек заключа­ется в том, что их можно располагать в любом порядке; в отли­чие от журналов их можно изготавливать с помощью компью­терного принтера. Кроме того, заполнять карточки могут сразу несколько человек, в то время как работать с журналом может только один.

Из числа отрицательных факторов можно назвать два: карточ­ку сравнительно легко потерять или поставить не на то место,



Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата исполне­ния документа. На карточку формата А6 наносятся только нечет­ные числа, поэтому срок исполнения документа следует ставить днем раньше, если он приходится на четное число.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, откуда поступил или куда направлен документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишутся их фамилия, инициалы, место работы или адрес. При поступлении коллектив­ного письма указываются данные первого лица и делается при­писка «и другие». Можно указать и число лиц, подписавших доку­мент.

В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечаются дата поступления документа и индекс, который ему присвоен в организации, в которую он поступил. При этом дата поступления документа одновременно является и датой регистрации.

В графе «Дата и индекс документа» проставляются дата доку­мента и индекс, присвоенный документу организацией — авто­ром документа.

В графе «Краткое содержание» указывают вид документа, его заголовок или краткое содержание. При регистрации исходящих и внутренних документов обязательно указывают должность, фа­милию и инициалы лица, подписавшего документ.

В графе «Резолюция или кому направлен документ» запись пе­реносится на карточку без изменения с указанием должности и фамилии автора резолюции и даты.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу с указанием даты и индекса ответного доку­мента. Если не требуется ответа в письменной форме, то делается краткая запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставлен­ный в инициативном документе.

В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые содержат дату провер­ки и конкретные причины задержки исполнения документа.

Эта графа может быть использована для записи, отражающей движение документа.

В необходимых случаях разрешается введение дополнитель­ных реквизитов, например: «Количество листов»,- «Расписка 6 получении документа». Разрешается также разделение сложных реквизитов на два простых, например: «дата» и «Индекс доку­мента».

Расположение реквизитов в карточке произвольное.

Основу справочного аппарата к служебным документам со­ставляет справочная картотека, в которой регистрационные кар­точки систематизированы по определенной схеме.

Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать тре­бованиям полного и разностороннего раскрытия состава и содер­жания документов, обеспечивать их оперативный поиск и кон­троль за исполнением.

Справочная картотека организации состоит из двух частей: не­исполненные и исполненные документы, Первая часть предназна­чается для поиска документа в процессе исполнения по исполни­телям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки предусматривает использование ее для поиска испол­ненных документов по определенному вопросу.

При этом разделами первой части картотеки являются назва­ния корреспондентов, или структурных подразделений, или ис­полнителей. Разделы и рубрики второй части картотеки должны соответствовать разделам и рубрикам классификатора вопросов и участков деятельности организации. Если же классификатором служит номенклатура дел, то разделами картотеки являются на­звания структурных подразделений, а рубриками — заголовки дел и их индексы по номенклатуре. По мере исполнения карточки из разделов первой части с соответствующими отметками переме­щаются в соответствующий раздел и рубрику второй части карто­теки.



Картотеку на заявления, предложения и жалобы граждан можно вести отдельно от основной картотеки. В такой картотеке карточки целесообразно располагать по алфавиту фамилий заяви­телей. В случае необходимости алфавитная картотека может быть поделена по административно-территориальным единицам, а внутри — по алфавиту фамилий заявителей.

Список литературы


  1. Рогожин М.Б. Документы делового общения. 2-е. изд-е, перераб. и доп.– М.: Издательство РДЦ, 2005 – 224с.

  2. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо. Практическое пособие /М.И. Басаков 4-е изд. – Ростов н/Дону, Феникс, 2005 – 224с.

  3. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов – 6-е изд. перераб. и доп. – М.: Экспо, 2007 – 560с.



Скачать 204,47 Kb.

Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2




База данных защищена авторским правом ©nashuch.ru 2020
обратиться к администрации

    Главная страница
Контрольная работа
Курсовая работа
Лабораторная работа
Пояснительная записка
Методические указания
Рабочая программа
Методические рекомендации
Теоретические основы
Практическая работа
Учебное пособие
Общая характеристика
Физическая культура
Общие сведения
Теоретические аспекты
Самостоятельная работа
Дипломная работа
Федеральное государственное
История развития
Направление подготовки
Методическое пособие
Технологическая карта
Общая часть
квалификационная работа
Техническое задание
Выпускная квалификационная
прохождении производственной
учреждение высшего
Общие положения
Теоретическая часть
Исследовательская работа
Краткая характеристика
Гражданское право
Методическая разработка
Технология производства
государственное бюджетное
Техническое обслуживание
дистанционная форма
частное учреждение
Решение задач
Организация работы
Практическое занятие
Правовое регулирование
образовательное частное
Математическое моделирование
Понятие предмет
Металлические конструкции
Метрология стандартизация
Основная часть
Образовательная программа
физическая культура
Негосударственное образовательное