Вопрос Деловое письмо в условиях унификации



Скачать 204,47 Kb.
страница1/2
Дата05.02.2020
Размер204,47 Kb.
Название файладелопроизводчтво.doc
  1   2

Содержание
Вопрос 1 . Деловое письмо в условиях унификации 3

Вопрос 2. Регистрация и учет документов 9

Список литературы 15

Вопрос 1 . Деловое письмо в условиях унификации
Деловое (или служебное) письмо — обобщенное назва­ние широко применяемого вида официальных докумен­тов, служащих средством общения различных организа­ций по поводу осуществляемой ими своей деятельности. К. категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержа­ние ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по поч­те, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Пись­мо обладает организационной функцией. С помощью пись­ма обеспечивается воздействие на людей в целях органи­зации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспита­тельную функцию, поскольку требует повышенного уров­ня образовательной подготовки, дисциплинирует испол­нителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддержи­вает престиж организации — автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства. Обращение содер­жит в себе последовательную смену информационных процессов — передачу, прием, обработку, хранение, по­иск, размножение.



Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с дей­ствующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном, коммерческим догово­ром между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой инфор­мации относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят примене­ние носители на бумажной основе (несветочувствитель­ные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, магнитные ленты, CD-диски), но­сители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи, СD-диски и др.). Следует подчерк­нуть, что основным носителем деловой информации в делопроизводстве пока является бумага Опрос многих фирм США в 1994 г показал, что в этих фирмах 92 % ин­формации хранится на бумаге, 5 % — в микрофильмах, 2 % — на магнитной ленте и 1 % — на дисках. Письма оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках с noследующим нанесением на них необходимых информаци­онных элементов— реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, огово­ренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100—150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Ввиду массовости использования и широкого разнооб­разия деловых писем четкой классификации их нет. Все виды классификаций носят в основном теоретический характер. Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентирован­ные и нерегламентироваиные и т. д. Ниже приводится прежде всего краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, клас­сифицированных по функциональному признаку.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предпри­ятиям определенные сведения или установки, касающие­ся деловых вопросов или задач и которые носят распоря­дительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную инфор­мацию о товаре или услуге, т. е. сформулировать коммер­ческое предложение. Такие запросы входят в группу кон­трактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.



Гарантийные письма направляются с целью подтвержде­ния данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, Сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т. д.

Оферта — письменное предложение одного лица (офе­рента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней, срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляю­щий собой предъявление претензий к стороне, нарушив­шей принятые на себя договорные обязательства, и тре­бование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его по­ставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Рекламация предполагает пись­мо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адре­сату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информа­цию по прилагаемым документам. Сопроводительное пись­мо является также средством контроля за движением до­кументов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтвержде­ния получения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.



Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сооб­щается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, ког­да не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполне­нии взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

С Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предель­но кратко и уважительно подчеркивают заинтересован­ность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению. Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершив­шемся факте. Для такого письма достаточно подписи сек­ретаря. При большой значимости излагаемых в нем све­дений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При боль­шом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в ко­торых свободные места заполняются от руки.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена пол­ная и четкая информация о предмете рекламы, указан ад­рес организации и телефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные пись­ма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами; предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламенти­рованные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (на­пример, письма, приведенные в Общероссийском классифи­каторе управленческой документации ОК 011-93). Нерегла-ментированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изло­жения или этикетного текста. Оформление нерегламентированных писем и является предметом освещения в данном пособии.

По месту составления письма подразделяются на пись­ма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (ис­ходящую) корреспонденцию.

По стадиям подготовки письма подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовлен­ные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответ­ствующими правовыми актами, а также резолюцией руко­водителя организации.

По степени сложности письма классифицируют на про­стые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — рассматрива­ется несколько вопросов. По степени гласности различа­ют письма открытые (несекретные) и письма с ограничен­ным доступом: Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы. По юридической силе документы подразделяют на под­линные и подложные.

По степени обязательности письма бывают информаци­онные, содержащие сведения и факты о производствен­ной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма посто­янного и письма временного хранения. Письма времен­ного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет .и свыше 10 лет.

Рассмотрим структуру делового письма.

Простое письмо — это малообъемный документ, в кото­ром рассматривается только один вопрос. Сложное пись­мо — многоаспектный документ, в котором рассматрива­ется несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было. в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для состав­ления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей — может фор­мулироваться ожидаемый результат, констатироваться от­каз, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут - содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем для примера структуру письма-просьбы:


  1. Излагается причина, вызвавшая необходимость об­
    ращения с просьбой.

  2. Излагается суть просьбы.

  3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения
    просьбы.

Тексты сложных многостраничных писем могут раз­биваться на разделы, пункты, а при необходимости и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с помощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысловой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

В заключение подчеркнем, что для современной дело­вой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос.



Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4.



  1. Скачать 204,47 Kb.

    Поделитесь с Вашими друзьями:
  1   2




База данных защищена авторским правом ©nashuch.ru 2020
обратиться к администрации

    Главная страница
Контрольная работа
Курсовая работа
Лабораторная работа
Пояснительная записка
Методические указания
Рабочая программа
Методические рекомендации
Теоретические основы
Практическая работа
Учебное пособие
Общая характеристика
Физическая культура
Общие сведения
Теоретические аспекты
Самостоятельная работа
Дипломная работа
Федеральное государственное
История развития
Направление подготовки
Методическое пособие
Технологическая карта
Общая часть
квалификационная работа
Техническое задание
Выпускная квалификационная
прохождении производственной
учреждение высшего
Общие положения
Теоретическая часть
Исследовательская работа
Краткая характеристика
Гражданское право
Методическая разработка
Технология производства
государственное бюджетное
Техническое обслуживание
дистанционная форма
частное учреждение
Решение задач
Организация работы
Практическое занятие
Правовое регулирование
образовательное частное
Математическое моделирование
Понятие предмет
Металлические конструкции
Метрология стандартизация
Основная часть
Образовательная программа
физическая культура
Негосударственное образовательное